はまなす行政書士事務所

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40. 内容証明を送る前に確認したいこと――事実・証拠・伝える目的を整理する

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作成・参考資料確認日：2026年9月29日

強い言葉の通知を出せば解決する、とは限りません。内容証明が証明する範囲を知り、送る文書の目的と根拠、発送後の対応まで準備します。

内容証明は、記載内容の正しさを認定する制度ではない

日本郵便の内容証明は、一般書留郵便物について、いつ、どのような内容の文書を、誰から誰宛てに差し出したかを証明するサービスです。文書に書いた事実が真実であることや、主張が法的に正しいことまで証明するものではありません。

そのため、内容証明を送れば請求が認められる、相手に支払義務が新たに生じる、紛争が解決する、といった理解は適切ではありません。契約や事実関係の確認と、発送した内容の記録を残すことを分けて考えます。

最初に「何を伝えるための文書か」を決める

契約上の通知、履行を求める連絡、意思表示など、送る目的を整理します。相手への不満をすべて書くと、重要な日付、対象契約、求める行為が埋もれてしまいます。読み手が「何について、何を、いつまでに求められているか」を確認できる構成にします。

例えば未払いに関する文書を検討する仮の場面なら、契約の相手、対象の業務、合意した金額、履行状況、支払期日、入金履歴を順番に整理します。請求書があることだけで、業務の完成や追加費用への合意まで説明できるわけではありません。相手がどの点を争っているかも確認が必要です。

事実・評価・要求を三つに分ける

事実の欄には、日付、契約、実施した行為、交わした連絡等を記載します。評価の欄では、それが契約条件とどう関係するかを検討します。要求の欄では、相手に求める対応と連絡方法を明確にします。推測や感情を、確認済みの事実として記載しないことが大切です。

準備用の表は「記載したい事実／裏付け資料／相手の説明／未確認事項」に分けると整理できます。メールは前後のやり取りも保存し、都合のよい一部分だけを切り出さないようにします。原資料の日時や内容を変えず、作業用のコピーと分けて保管します。

自分に不利に見える資料も、検討する専門家には示してください。事実を省略して強い表現にするより、何が確認でき、どこに争いがあるかを把握することが、適切な対応方法を選ぶために必要です。

到達の確認は、内容の証明とは別

相手へ配達されたことの証明が必要な場合は、配達証明等の利用を検討します。内容証明と配達証明は、証明する対象が異なります。また、配達されたことと、特定の本人が内容を読み理解したことまで同じ意味にはなりません。

宛先が古い、受取人の表示が違う、返送されたといった場合は、発送記録と返送理由を保存します。受取りを拒まれたときの法的効果も、すべて同じ結論にはなりません。通知の性質、住所、相手の状況、他の連絡経過等から検討します。

契約解除、時効、法定の通知期限等が関わる場合は、文書を出すだけで必要な効果が生じると判断しないでください。いつまでに何を行う必要があるか、別の手続を要するかについて、送付前に弁護士等へ確認することが重要です。

発送後の対応を決めてから送る

返答が来た場合の連絡窓口、資料の保管先、回答期限を過ぎたときの確認日を決めます。相手が一部だけ認めた場合、分割払いを提案した場合、事実を否定した場合では、次に検討する内容が異なります。電話でやり取りしたときも、日時・参加者・内容を記録します。

期限までに返事がないことを、すべての主張への同意と扱わないでください。また、過度な威圧、無関係な第三者への開示、根拠のない刑事責任の断定などは避けます。通知の目的に必要な事実と意思表示を整理し、送ること自体が適切かも検討します。

行政書士へ相談できる範囲と準備資料

当事務所では、行政書士の業務範囲で、事実関係や依頼内容の整理、権利義務・事実証明に関する文書の作成を支援します。相手方と争いが生じている案件の法律事務や交渉代理等は受任範囲を分け、弁護士への相談が必要かを確認します。名義を付けて送るだけの依頼であっても、紛争性の確認を省略しません。

ご相談には、契約書、見積書、請求・入金資料、メール等の連絡記録、出来事を日付順に並べたメモをご準備ください。まずは「何を求めたいか」「相手が何と言っているか」「迫っている期限」をお知らせいただくと、対応範囲を整理しやすくなります。

Q. 表現を強くすれば、相手は応じやすくなりますか。
A. 強い言葉と、根拠が明確な文書は別です。誤った断定は問題を増やす可能性があります。主張の裏付けと目的を確かめ、適切な手段を選ぶことを優先してください。

根拠・参考資料

日本郵便：内容証明

日本郵便：配達証明

e-Gov法令検索：行政書士法（他の法律で制限される業務との関係）

e-Gov法令検索：弁護士法（72条等）

制度の説明と、実務上の整理方法の提案を分けて記載しています。例示は架空の検討例です。実際の対応は最新の法令・通知・申請先の運用と個別事情を確認して判断します。

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