はまなす行政書士事務所

110. 電子契約を「送って押して終了」にしない――権限・最終版・証跡と、紙の変更契約

資料確認日：2026年10月2日

契約書を電子で送って承認が完了した。しかし、承認者に権限があったか、最終版はどれか、サービスを解約しても証跡を残せるかは確認していない。電子契約では、紙の印鑑をボタンに置き換えるだけでなく、契約成立の経過と保存の仕組みを設計することが大切です。

この記事の要点

契約内容の合意、署名者の権限、確定版と証跡の保存を別々に管理します。電子契約の後に紙で変更契約を作る場合は、印紙税の扱いも改めて確認します。

デジタル庁は、本人による一定の要件を満たす電子署名について、電子文書が本人の意思により作成されたものと推定される制度を説明しています。[1] どの方式でも、押せばすべての問題が解決するという意味ではありません。

契約書の仕事の範囲、報酬、支払、変更、終了等の条件は、電子化とは別に確認します。送信先のメールアドレスが正しいことと、その人が契約内容を理解し、締結権限を持つことも分けて検討します。

本記事の実務提案は、送信前に契約名義、署名者、役職、代理権等の確認資料を管理することです。担当者が連絡窓口でも、会社の契約を締結できるとは限りません。代表者が複数いる場合や代理人が署名する場合は、権限を説明できる資料を確認します。

経済産業省のQ&Aも、サービスごとに本人確認等の水準が異なり、契約の性質に応じた選択が必要と説明しています。[2] 金額や情報の機微性などを踏まえて、相手方が使える方法と自社の管理条件をそろえます。

見積、仕様書、契約本文の内容が一致するか、添付書類を含めて確認します。相手方と合意した修正が、送信用のファイルへ反映されていなければ、署名が完了しても後から内容の争いが残ります。

ファイル名だけで版を管理せず、契約ID、確認日、承認した担当者、確定した本文と添付書類を一組で保存します。送信後に内容を修正する場合は、署名済みのファイルを差し替えず、変更や再締結の経過を残します。

本記事では、契約本文と添付資料のほか、サービスが提供する署名・認証情報、完了証明、操作履歴等の証跡も、利用可能な形で保存することを提案します。サービス画面を見られる担当者が一人だけだと、退職や解約の際に困ります。

署名済みファイルを印刷・再スキャンして電子原本の代わりにするのではなく、元のファイルを保管します。ダウンロード方法、閲覧権限、バックアップ、サービス終了時の取り出し方を確認し、個人のメールボックスだけに残さない運用にします。

国税庁は、注文請書に代えて送信する電磁的記録は、印紙税の課税対象となる文書に含まれないと説明しています。[3] ただし、後から紙の契約書等を作成した場合は、その紙について別途判断が必要です。

国税庁には、当初契約が電子で、その金額等を記載した紙の変更契約書を作る例もあります。照会例では、増加額だけではなく変更後の合計額が記載金額になると説明されています。[4] 「電子で結んだ契約の変更だから印紙不要」と機械的に処理しません。

以下は想定例です。当初100万円の電子契約があり、後日、当初金額と増加額20万円を記載した紙の変更契約書を作成します。[4]に該当する構造なら、増加額20万円だけを基準にする整理とは異なります。

実際の課税関係は契約の種類、紙の記載内容、別の文書の有無等で検討します。本記事では印紙の金額を断定せず、当初契約と変更案を税理士・税務署へ示して確認する工程を設けることを提案します。