はまなす行政書士事務所

97. 支援記録を誤送信したら――削除依頼・事実保全・報告判断を並行して進める

専門記事・実務研究｜資料確認日：2026年10月2日

別の保護者に支援記録を送ってしまった。急いで削除を頼み、相手から「消しました」と返事があった。それで対応が終わるとは限りません。福祉事業所の情報漏えいでは、被害を広げない行動と、事実を消さずに残す行動を同時に進める必要があります。

この記事の要点

拡散を止めながら送信履歴を残し、報告要否の確認を始めます。相手の削除回答と、事業所が確認できた事実は別々に管理します。

最初に止めるのは、追加の流出と拡散

送信者だけで抱えず、事業所の責任者に連絡します。誤送信の宛先、送信時刻、添付ファイル、共有リンクの設定を確認し、可能な範囲でアクセス停止や誤送信先への閲覧・転送の停止依頼を行います。電話をした日時と相手の応答も記録します。

削除依頼をする前後に、事業所側の送信履歴や共有設定を保全します。元のログを消すと、何が起きたかを後で確認できなくなります。パスワード変更や権限停止が必要な場面では、封じ込めを優先しつつ、変更した内容と時刻を残します。

個人情報保護委員会は、要配慮個人情報を含む個人データなど、一定の漏えい等について報告と本人への通知を求めています。対象となる「おそれ」がある場合も含まれます。障害や病歴などを含む支援記録は、その性質を具体的に確認する必要があります。^[1]^[2]

報告要否は人数だけで決まりません。情報の内容、個人データへの該当、外部からの不正行為、財産的被害の可能性等を確認します。委託先のシステムで起きた場合も、委託先へ任せきりにせず、責任分担と必要な連絡を整理します。

記録は、発見時刻、発見者、対象情報、影響を受ける人、送信・閲覧・ダウンロードの状況、実施した措置に分けます。「閲覧された形跡が確認できない」と「閲覧されていない」は違います。技術的に確認できる範囲を担当者や提供会社に問い合わせます。

想定例では、Aさんの支援記録をBさんの保護者に添付送信した事実は確定、転送の有無は未確認、共有リンクは停止済み、というように整理します。推測を確定事項として保護者や行政へ説明しないことが、後の訂正の混乱を防ぎます。

保護者への説明では、起きたこと、含まれる情報、現在の対応、想定される影響、今後の連絡窓口を分かる言葉で伝えます。「完全に安全」と確認できない保証をせず、調査中の事項と次の報告予定を明示します。謝罪だけで経過が伝わらない文章にも注意します。

法に基づく委員会への報告・本人通知と、指定権者への事故報告などは根拠と窓口が異なります。一方への報告で他方を済ませたことにはなりません。該当性や期限は最新の手引きで確認し、原因調査が完了するまで初動の報告判断を先送りしない体制を取ります。

誤送信先へは、メール本体、添付の保存、転送、共有先など確認できる事項を丁寧に依頼します。ただし、相手の端末を無断で調べたり、強制的に操作したりする対応は取りません。相手からの回答と、事業所が技術的に確認できた事実を分けて保存します。

削除の回答は重要な情報ですが、複製や閲覧の可能性を全て否定する証拠とは限りません。残るリスク、本人への継続連絡、悪用等が起きた際の相談先を責任者が整理し、対応を閉じる条件を決めます。

宛先の自動補完、似たファイル名、複数家庭の資料を同じフォルダから添付する手順など、誤りが入り込む条件を確認します。宛先の確認と添付内容の確認は別々に行い、利用者ごとの送信画面や共有権限の設計を見直します。

点検例：対象家庭、対象版、添付件数、宛先、権限、送信前確認者を記録。繁忙時に省略される二重確認を増やすだけでは改善しません。実際の仕事の流れに合う仕組みを選び、導入後に誤りや手間がどの程度減ったかを確かめます。

責任者の連絡先、夜間の連絡方法、停止可能な共有設定、保全する履歴、委員会等の公式案内へのアクセスを一枚にまとめます。練習では本物の支援記録を使わず、架空データで誤送信後の連絡と停止操作を確認します。

当事務所では、報告に必要な事実の整理、運営書類、事故対応手順の整備を支援します。損害賠償や紛争対応は弁護士、システムの調査・復旧は専門事業者と役割を分け、必要な対応が途切れないようにします。

次の表は、事実と未確認事項を分けるための実務上の整理例です。法定の様式ではありません。