日本版DBS 特設欄 ／ 実務記事
まず行うこと
情報を扱う人数と、専用システム以外への保存が必要かを決め、対応する国の情報管理規程ひな型を選んでください。その後、規程の取扱者・手順と、実際の権限・端末・保管方法を一致させます。
- 取扱者を必要最小限にし、別保存を極力避ける運用を検討する。
- 運用に合うひな型①〜③を選び、責任者と手順を具体化する。
- 退職・異動・漏えい時にも、権限と記録を適切に処理できるようにする。
はまなす行政書士事務所｜児童発達支援・放課後等デイサービスの制度対応
この記事で分かること
ひな型を選ぶ判断は、二つに絞れる
国のひな型は、取扱者が責任者一人か複数名か、専用システム以外に確認書の内容を記録・保存するかに応じて用意されています。情報管理の基本は、取扱者を必要最小限にし、確認書の内容の記録・保存を極力避けることです。［1］［2］
専用システム内で確認できる運用なら、外部にコピーを増やす前にその形を検討します。別保存が必要な場合は、目的と管理する場所・権限を確かめてから③を検討してください。ひな型の存在と、保存の必要性は一緒に確認します。
| 予定する運用 | 国のひな型 |
|---|---|
| 責任者一人で確認し、専用システム以外に記録・保存しない | ① 責任者１名・記録保存なし |
| 必要な複数名で確認し、専用システム以外に記録・保存しない | ② 記録保存なし |
| 必要な複数名で確認し、専用システム以外にも記録・保存する | ③ 記録保存あり。必要性とリスクに応じた措置を確認 |
規程では、担当と実際の取扱いを具体化する
国のQ&Aは、管理責任者の設置、情報管理規程の策定と遵守を求めています。規程には、基本的事項と、組織的・人的・物理的・技術的な情報管理措置を盛り込みます。［1］
取扱者、権限設定、使用する端末・ネットワーク、交付申請から確認・保存・消去までの手順、漏えい時の経路を実際の体制に合わせて記載します。名前を埋めるだけでなく、その担当者が手順どおりに取り扱えるかも確かめます。［1］［2］
全事業者で最低限求められる水準を満たし、可能な限り標準的措置を満たすようにします。小規模事業所でも、規程と権限の確認は必要です。端末やアクセス制御等の技術的な対応は、情報セキュリティの専門家へ確認すると進めやすくなります。［1］
結果の転記も、管理対象になる
犯罪事実確認記録等には、確認書そのものに加え、内容を他の書面や電子媒体へ転記した記録も含まれます。特定性犯罪事実の有無や、それを直接示唆する表現も同様です。［1］
人事の一覧へ結果を簡略化して記載する場合も、その情報を誰が見られるかまで管理が必要です。進捗一覧は申請日・確認日等の必要な管理情報を整理し、結果の内容を転記する必要性は別途判断することを勧めます。
現場が必要とする配置・業務上の指示と、確認書の内容を扱う権限を分けます。勤務表を作る人、研修を確認する人、結果を扱う人の役割を明確にすると、業務を進めるための情報共有と機微な情報の保護を両立できます。［2］
退職時の処理は、記録の種類を分けて行う
離職等、対象事業者への非該当、確認日から５年後の属する年度末など、法令に定める事由が生じた場合は、対象となる犯罪事実確認記録等を、その日から30日以内に廃棄・消去する取扱いです。事由と記録の範囲をガイドラインⅧで確認してください。［3］
法定の犯罪事実確認の帳簿、研修記録、通常の労務記録は、それぞれの保管ルールを確認します。帳簿は別の作成・保存の要件があるため、機微な記録の消去と混同しないよう区分します。［3］
退職・担当交代の手順には、権限停止、システムの変更、保管先の確認、必要な廃棄・消去とその完了確認をまとめます。担当者が替わっても、何を処理するかが引き継げる形にします。
漏えい時の対応も、規程の一部として備える
重大な漏えい等が生じた場合には、こども家庭庁への直ちの報告が求められ、場合によって個人情報保護委員会への報告も必要です。責任者への連絡、被害の拡大防止、調査と報告を、国の情報管理資料に沿って整えます。［2］［3］
相談先は、規程・手順を整える段階と、技術的な設定を行う段階で分けると具体的になります。公式ページには情報セキュリティの専門家への相談支援の案内もあります。利用条件は最新の案内で確認してください。［4］
選んだひな型と運用が一致し、担当交代や退職後にもその状態を保てることが、規程を作る目的です。定期点検では、取扱者・保存先・権限が変わっていないかを確かめます。
次の作業を進める
基本を確認する：情報管理の基本
事業所のDBS対応を相談する
国の情報管理規程を事業所の体制に合わせたい場合は、ご相談ください。責任者・取扱手順・文書の整理について支援範囲をご案内します。権限設定や端末等の技術的な対応は、情報セキュリティの専門家へ確認する事項として整理します。
初回は、法人・事業所名、サービス種別、現在の準備状況、相談したい点をお知らせください。確認結果や犯罪歴の詳細は、初回フォームへの記載・添付を控えてください。
相談テーマは「その他」を選び、本文に「日本版DBS」とご記入ください。支援内容・費用・受任範囲を確認してご案内します。料金の案内。
就業規則・労務管理は社会保険労務士等、個別の雇用措置・紛争は弁護士、技術的な情報管理は情報セキュリティの専門家へ確認する事項です。
使う公式資料
［1］Q&A 基礎編８－１〜８－６
［2］情報管理措置について
［3］施行ガイドラインⅧ・Ⅹ
［4］公式ひな型・情報セキュリティ相談支援
公式資料確認日：2026年10月４日。法令・公式資料に基づく事項には参照番号を付けています。管理の進め方や一覧の作り方の提案は、事業所の実態に合わせて使ってください。
