「最新版」が二つある。5つの書類を迷わず引き継ぐ方法

今日使う計画がすぐ分かるよう、版と使い始める日をそろえましょう。変更した理由も残すと、次の担当者が支援を引き継げます。

写真だけ？　実物も使う？

担当が交代する日、まおさんのファイルを開くと、計画書が二つありました。一方には「写真を使う」、もう一方には「実物と写真を使う」とあります。

ファイル名は、どちらも「最新版」。今日の遊びでは、どちらを使うのでしょう。内容をよく作っていても、使う版が分からないと職員は迷います。

そこで、使い始める日と版をそろえ、変更の理由を短く添えることにしました。

専門的支援実施計画は、専門的支援実施加算に関わる要件などを踏まえて作るものです。子どもと支援の内容に応じ、必要な書類を整理します。

段階	管理の見本
面談・観察	10月1日面談、2日観察。目標の根拠を整理。
原案・会議	第1版を5日に検討し、第2版へ修正。
説明・同意	7日に第2版を説明し、保護者の文書同意を確認。
交付・開始	7日に保護者と指定障害児相談支援事業者へ交付。8日から実施。
振り返り	12月に様子を確認。変更する場合は必要な手順を進め、新しい版を管理。

原案、同意・交付済みの計画、過去の計画を区分します。版番号は、その区分を分かりやすくするための工夫です。

引継ぎの文例

10月8日から、説明・文書同意・交付を確認した第2版を使う。活動を選ぶときは、実物と写真を併用する。選んだ物を確認してから始め、休憩の希望にも応じる。記録は、提示した物、本人の反応、必要な手助けをそろえる。旧版は経過確認用として区分する。

これなら職員は、今日の準備と記録の仕方を確認できます。電子ファイルでも、書類名、対象期間、版をそろえると探しやすくなります。保管場所とアクセス権限も確認しましょう。

写真だけから、実物と写真へ変わったとき。専門的支援でも活動選択に写真を使っているなら、専門職と影響を確認します。必要な部分を見直し、説明・同意、職員への共有を進めます。

変更理由の文例

実物を併用すると選びやすい場面が増えたため、提示方法を変更する。10月の活動記録、本人の反応、保護者面談を根拠とする。新しい版と、説明・同意・交付・職員共有の状況を管理表へ記入する。

この確認は、運営指導前の自己点検にも使えます。人員配置や請求など、ほかの確認事項もあるため、指定権者の最新資料と事業所の実態をあわせて点検します。

誤字の訂正と、目標・支援内容の変更を区分します。訂正箇所、日付、理由を残し、同意・交付済みの内容との整合を確認します。取扱いは指定権者の指示や事業所の手順を確認し、支援内容を変える場合は必要な手順を進めます。

版管理と必要な手順
版番号や管理表は当事務所の提案です。基準第27条の作成・説明・文書同意・交付・モニタリング等の手順を確認し、少なくとも6か月に1回以上見直します。必要に応じて変更し、その際も必要な手順を行います。^［資料］

計画同士のつながり
個別支援計画は5領域、家族支援、移行支援等の整合を確認します。専門的支援実施計画は、個別支援計画を踏まえて作成し、必要に応じて評価・見直しと説明・同意を行います。^［資料］^［資料］^［資料］

事例・氏名・回数は架空の作成見本です。文例は本人の状態と希望に合わせて調整してください。資料確認：2026年10月4日。文章・表示改訂：2026年10月5日。

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